Si eres asiduo a nuestro blog, sabrás que siempre buscamos ofrecerte la mejor información relativa a muchos campos diferentes. No importa si se trata de un tema de herencias, fiscal, contable, laboral o de cualquier otro tipo. De hecho, recientemente te contamos cómo deben acordarse las decisiones en una comunidad de propietarios. Mientras que hace algunas semanas te explicamos las principales novedades laborales de 2023.
Y, para seguir en esa línea, vamos a hablar de una novedad que afecta a la totalidad de empresas y autónomos de este país: la factura electrónica obligatoria impulsada por el Gobierno. Una medida enmarcada en la Ley Crea y Crece que llega con grandes modificaciones de aplicación inmediata para estos colectivos. Te contamos todo lo que necesitas saber sobre este tipo de facturas y su obligatoriedad.
¿Qué es la factura electrónica?
Antes de comentar detalles sobre la medida aplicada por el Gobierno de España, es importante que sepas qué es exactamente una factura electrónica. Según detalla el Ministerio de Hacienda, la factura electrónica es, como indica su nombre, una factura en formato digital. Cuenta con los mismos efectos a nivel legal que una factura convencional de papel, aunque la principal diferencia es que esta versión está condicionada al consentimiento del destinatario.
Principalmente podemos encontrar dos tipos de facturas electrónicas:
- En formato estructurado: se generan de forma automática a través de los sistemas de facturación. Habitualmente lo hacen en formato XML.
- En formato no estructurado: se emiten habitualmente en formato PDF aunque pueden ser escaneadas a partir de una factura en formato físico.
La principal ventaja de este formato de factura es que ayuda a simplificar todavía más el proceso de facturación. Y no solo eso, sino que es más cómoda y ahorra costes. Además de ser más respetuosa con el medio ambiente y la sostenibilidad, ya que no será necesario utilizar papel y tinta para plasmarla en formato físico.
La factura electrónica tiene la misma validez que una física, solo que se realiza en formato digital
La fecha de entrada en vigor
Desde el 1 de enero de 2023 todos los autónomos y empresas que tengan una facturación superior a 8 millones de euros anuales están obligados a trabajar con facturas electrónicas. Pero eso no implica que el resto de empresas y trabajadores por cuenta propia puedan obligarse de la medida. En el caso de estos últimos, estarán también obligados a emitir sus facturas en formato electrónico pero con una fecha posterior: a partir de 2025.
Eso sí, será necesario contar con el consentimiento expreso o tácito del cliente para poder facturarle sin incumplir la Ley Crea y Crece. Y ese consentimiento hará referencia a una sola factura, por lo que será imprescindible que se otorgue de manera individual cada vez que se emita una nueva factura.
Para ello, tal y como indica la ley, las empresas deberán facilitar el acceso a todos los programas que resulten necesarios para que los usuarios puedan acceder a sus facturas. Estos programas deberán permitir la lectura, copia, descarga e impresión de la factura electrónica de manera totalmente gratuita. Y, además, debe garantizar que no sea necesario acudir a otras fuentes u aplicaciones para tales fines.
Sanciones para quienes incumplan la normativa
Es importante tener en cuenta qué empresas y autónomos están obligadas a utilizar las facturas electrónicas desde este año y cuáles deberán hacerlo a partir de 2025. Esto es así porque incumplir esta nueva normativa de facturación puede conllevar sanciones económicas bastante grandes. De hecho, las empresas que estén obligadas a ofrecer la posibilidad de recibir las facturas digitales y no lo hagan podrán enfrentarse a apercibimientos o multas de hasta 10.000 euros.
De este modo, aunque la mayoría de empresas y autónomos puedan esperar hasta 2025 para aplicar todos estos cambios, lo ideal es comenzar a prepararlo todo para que después no lleguen las sorpresas por falta de tiempo. Nuestro consejo es que a lo largo de este año todos los que se verán afectados por esta normativa comiencen a implementar sus sistemas de facturación electrónica.
Principales ventajas de la factura electrónica
Aunque pueda parecer incómodo, lo cierto es que con la creciente importancia de la digitalización y las nuevas tecnologías la mayoría de los autónomos y empresas ya trabajan con facturas electrónicas. Y, más allá de tener que adaptarse a esta nueva forma de facturar, lo cierto es que su implementación ofrece una gran cantidad de ventajas.
A continuación vamos a ofrecer las que son, para nosotros, las principales ventajas de la facturación tanto para los autónomos como para las empresas:
- Permiten eliminar el papel y contribuir a una mejora del medio ambiente, reduciendo la tala de árboles.
- Al no tener que contar con un soporte físico son mucho más baratas que las facturas tradicionales, por lo que posibilitan ahorrar costes.
- Por norma general los cobros se realizan de manera más rápidas con las facturas digitales.
- En términos de control, todo es mucho más preciso al trabajar con este tipo de facturas.
- El trabajo del departamento de administración y contabilidad será mucho más sencillo, ya que estas facturas son más fáciles de archivar, organizar y recopilar.
Muchos expertos señalan que implementar la facturación electrónica puede suponer ahorros de hasta un 60% para las empresas y autónomos. Por este motivo consideramos que es interesante que todos lo vayan implementando poco a poco, incluso si todavía no se está obligado a hacerlo y pueden esperar hasta 2025 para ello.
Conclusión
Como has podido observar tras leer esta publicación, a partir de este año hay ciertos cambios en el sistema de facturación que afectan a miles de personas. Unas variaciones que afectan desde este 2023 a las empresas y autónomos con facturaciones grandes que tendrán aplicación para el resto de personas a partir de 2025. Así que si quieres estar al corriente de todas estas novedades o necesitas asesoramiento a nivel fiscal y contable, no lo dudes y contacta con nosotros para que te ayudemos a resolver todas tus dudas. Abadys: los mejores abogados y asesores de Granada.
